Einführung in Elitphone & den Lead-Funnel
Wie unser Presales-System funktioniert – von der Anfrage bis zum terminierten Termin.
Worum es geht
Willkommen zu diesem Schulungsmodul für das Setting-Team bei Elithair. Hier lernst du, wie unser Lead-Funnel aufgebaut ist, wie du als Setting-Agent effizient arbeitest und welche Tools dir dabei zur Verfügung stehen. Starten wir mit dem Gesamtüberblick.
Der Prioritätsbericht: dein täglicher Überblick
Das Erste, was du als Setting-Agent siehst. Er gibt dir und dem ganzen Team in Echtzeit einen Überblick, wie viele Leads sich im Funnel befinden – aufgeteilt nach Prioritätsstufe. Die Farben zeigen deinen Workload bis Tagesende: Grün = beherrschbar, Gelb = steigt (Warnung), Rot = kritisch. Tagesziel: alle Stufen auf Grün.
Die vier Prioritätsstufen
Unser Funnel ist in vier Prioritätsstufen unterteilt. Jede beschreibt den aktuellen Status eines Leads und gibt vor, in welcher Reihenfolge wir anrufen.
- Priorität 1 – der frische Lead – Der Patient hat gerade über die Landingpage angefragt und ist neu im Funnel. Unsere wertvollste Gruppe – die Reaktionszeit ist hier entscheidend.
- Priorität 2, 3 und 4 – die Kontaktversuche – Nach jedem erfolglosen Kontaktversuch rutscht der Lead automatisch eine Stufe tiefer (1 → 2 → 3 → 4). Er wurde bereits mehrfach kontaktiert, aber nicht erreicht. Die Dringlichkeit bleibt – konsequent weiterbearbeiten.
Ursprungslayout & Layout
Bevor du einen Patienten kontaktierst, gibt es eine Pflicht-Prüfung in jedem Lead-Datensatz: den Abgleich zwischen Ursprungslayout und Layout. Beide Felder liegen im CRM direkt übereinander.
- Ursprungslayout – der Patientenwunsch – Welche Behandlung der Patient bei der Anfrage selbst gewählt hat: Haartransplantation (HT), PRP oder Hairpigmentierung (HP).
- Layout – das Ergebnis unserer Analyse – Welche Behandlung unser Expertenteam auf Basis der Bildanalyse empfiehlt. Kann mit dem Wunsch übereinstimmen – muss es aber nicht.
Wunsch und Empfehlung stimmen überein. Du führst das Gespräch direkt Richtung Terminierung – es gibt nichts zu erklären.
Die Empfehlung weicht vom Wunsch ab. Hol den Patienten kurz ab, erkläre verständlich, warum wir etwas anderes empfehlen, und terminiere für die empfohlene Behandlung. Skripte dazu in Modul 3.
Der Abgleich ist Pflicht vor jedem Kontaktversuch – nur wer weiß, wofür er terminiert, kann das Gespräch richtig vorbereiten.
Vollständige & unvollständige Leads
Bevor du einen Lead für den Sales terminierst, prüfe, ob er vollständig ist. Ein vollständiger Lead erfüllt zwei Kriterien: alle persönlichen Angaben liegen vor und es wurden drei korrekte Fotos hochgeladen.
- Vorderkopf – mit sichtbarer Haarlinie und Stirnmuskulatur.
- Oberkopf / Tonsur – aus der Vogelperspektive.
- Spenderbereich – Hinterkopf und Nacken.
Unvollständiger Lead (keine oder fehlerhafte Fotos): Fotos direkt im Telefongespräch anfordern und gleichzeitig per WhatsApp und E-Mail einen Upload-Link senden, damit der Patient sie sofort am Telefon hochlädt. Erst wenn die Fotos korrekt vorliegen, wird terminiert.
Die Agenten-Ansicht & Aktionsbuttons: deine Arbeitsoberfläche
Deine tägliche Arbeitsoberfläche – die Lead-Liste. Du siehst immer drei aktive Leads gleichzeitig; der neueste Lead aus der höchsten Prioritätsstufe steht oben. Hier findest du alle Infos zum Lead (Name, Prioritätsstufe, Kontaktdaten, Fotos, Ursprungslayout/Layout, Notizen) und die Aktionsbuttons.
Der Timer: dein 10-Minuten-Fenster
Sobald dir ein Lead angezeigt wird, hast du maximal 10 Minuten Zeit zu handeln. Nach Ablauf wird der Lead automatisch einem anderen freien Agenten zugewiesen. So bleibt kein Lead unbearbeitet liegen und die Reaktionszeiten im Team bleiben konstant hoch.
Nutze dein 10-Minuten-Fenster gezielt und effizient.
Lösen: was passiert danach?
Der Lösen-Button hat zwei mögliche Ausgänge – je nachdem, was mit dem Lead passiert ist:
- Erfolgreich terminiert – Du drückst Lösen – der Lead verschwindet dauerhaft aus dem Funnel. Der Patient ist für den Sales vorbereitet, die Aufgabe abgeschlossen.
- Nicht erreicht – Du drückst Lösen – der Lead verschwindet zunächst, taucht aber nach einigen Stunden automatisch wieder auf – eine Prioritätsstufe tiefer. Der Prozess beginnt von vorne, bis der Lead erreicht oder final abgeschlossen ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Prioritätsbericht – dein Echtzeit-Überblick – Ziel: alle Stufen bis Tagesende auf Grün.
- Vier Prioritätsstufen – Priorität 1 ist am wertvollsten; nach jedem erfolglosen Versuch rutscht der Lead tiefer.
- Vor jedem Anruf – Ursprungslayout und Layout abgleichen und Vollständigkeit (Daten + 3 Fotos) prüfen.
- 10-Minuten-Fenster – zügig handeln, sonst geht der Lead an andere.
Deine Aufgabe als Setting-Agent: Leads schnell, strukturiert und vollständig bearbeiten – mit dem Ziel, qualifizierte Patienten effizient für den Sales zu terminieren.